ПАО «Татнефть» внедряет ЭДО: система внутреннего электронного документооборота охватила 22 подразделения компании, организован электронный обмен документами с 73 внешними контрагентами. Электронный документооборот татнефть


1С ЭДО - ПАО «Татнефть» внедряет ЭДО

Решение о внедрении ЭДО

Материально-техническим обеспечением предприятий холдинга занимается Управление «Татнефтеснаб», которое взаимодействует с десятками тысяч поставщиков, приобретает необходимые материалы, оборудование и передает их подразделениям «Татнефти». Для оформления этих операций необходимо формировать, согласовывать, подписывать и отражать в учете сотни тысяч документов — договоров, соглашений, накладных, счет-фактур, актов и т. д.

Оперативная обработка такого значительного объема документации невозможна без современных инструментов, способных обеспечить быстрый обмен данными между сторонними организациями и всеми подразделениями компании.

В 2015 году руководство ПАО «Татнефть» инициировало проект внедрения системы электронного документооборота, с целью оптимизировать и ускорить взаимодействие между подразделениями Компании, сократить время на обмен документами как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

В ходе проекта было запланировано:
  • Перевести максимальный объем документооборота в электронный вид.
  • Обеспечить сотрудникам возможность мгновенного доступа к юридически значимой информации — через информационные системы предприятия.
  • Сократить время на формирование, согласование и подписание документов.
  • Организовать электронный обмен документами — актами приема-сдачи выполненных работ (Н-А4), накладными (ТОРГ-12), счетами-фактурами со сторонними контрагентами, в том числе и с собственными подразделениями на основе собственных разработанных и утвержденных форматов накладной М-15 и актов Н-А7.
  • Ускорить обмен документами внутри компании.
Переход на ЭДО

Партнером по созданию системы электронного документооборота в ПАО «Татнефть» стала компания «1С-Рарус Казань».

Согласно требованиям руководства ПАО «Татнефть» система ЭДО должна была обеспечить решение следующих задач:
  • стандартизация и автоматизация цепочек согласования первичных бухгалтерских документов;
  • подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • обмен подписанными документами со сторонними контрагентами и внутри компании между структурными подразделениями;
  • использование в работе утвержденные ФНС России форматов первичных бухгалтерских документов;
  • разработка и поддержка собственных форматов электронных документов;
  • минимизация ручного ввода данных в информационные системы предприятия;
  • интеграция с учетными системами SAP и 1С компании.

Для создания такой системы было выбрано решение «1С: Документооборот 8 КОРП» как единая система электронного документооборота (ЭДО) ПАО «Татнефть», которое предполагалось интегрировать с учетными системами предприятия.

В качестве пилотного подразделения для внедрения ЭДО было выбрано Управление «Татнефтеснаб». Перевод «Татнефтеснаб» на ЭДО было выполнено в течение 2,5 месяцев. За это время было проведено предпроектное обследование, разработан календарный план, проведена настройка и тестирование системы, получены электронные ключи и решены другие организационные мероприятия. С этой задачей успешно справилась проектная команда управления «Татнефтеснаб» во главе с руководителем проекта Турушевой М. З. и компания «1С-Рарус Казань» — исполнитель работ.

На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением «Татнефтеснаб» и одним из основных партнеров — компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС-Холдинг».

На втором этапе проекта в течение 3-х месяцев к системе электронного документооборота с Управлением «Татнефтеснаб» были подключены 73 предприятия «ТАГРАС-холдинг».

На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании — между Управлением «Татнефтеснаб» и 21 структурным подразделением ПАО «Татнефть». НА третий этап проекта так же было выделено три месяца.

На реализацию всех трех этапов запуска ЭДО в Татнефти ушло 8,5 месяцев. За это время к системе ЭДО-Татнефть были подключены 22 подразделения ПАО «Татнефть» и 73 предприятия — стратегических партнера холдинга. На момент завершения проекта количественный объем электронного документооборота составил 250 000 документов в годовом исчислении.

Ключевые результаты внедрения системы ЭДО
«

Решение о переходе на ЭДО зрело давно. И решение это было правильным и обоснованным. Тех целей, которые мы перед собой ставили, мы достигли. Мы внедрили не просто систему электронного обмена со сторонними организациями, мы реализовали два проекта в одном: организовали документооборот с внешними контрагентами через оператора ЭДО Такском используя решение 1С-Такском, и в то же время внедрили систему внутреннего документооборота, в котором идет согласование каждого финансового документа по той типовой цепочке, которая преднастроена к конкретному договору. Систему ЭДО в нашей компании мы развиваем и поэтапно расширяем. На текущий момент еще 97 предприятий-партнеров готовы работать с нами по системе электронного документооборота.»

Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

Система ЭДО интегрирована с учетными системами предприятия. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает созданный документ в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного документа (по данному договору или соглашению) процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту.

Объем бумажного документооборота с контрагентами постоянно сокращается, это поступательный процесс. В частности, в ЭДО переведен обмен документами с 73 сервисными предприятиями «ТАГРАС-Холдинг», одного из ключевых партнеров ПАО «Татнефть». В годовом исчислении документооборот ПАО «Татнефть» с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании.

«

Стоит задача в течение 2016 года весь документооборот между «ТАГРАС-Холдинг» и всеми структурными подразделениями ПАО «Татнефть» полностью перевести в электронный вид. Как ожидаемый результат — 44,8% документооборота компании «Татнефть» со сторонними орагнизациями перейдет в электронный вид. Это очень большая и серьезная цифра. «ТАГРАС-Холдинг» в свое время поддержал нашу инициативу, и параллельно с ПАО «Татнефть» начал внедрение системы электронного документооборота на всех предприятиях холдинга. Сегодня уже 73 предприятия «Таграс Холдинга» обмениваются с нами электронными документами. Суммарный документооборот за 2015г. в обеих направлениях в годовом исчислении составил более 250 000 документов. это накладная (ТОРГ-12), счет-фактуры, акты приема-сдачи выполненных работ (Н-А4)»

Турушева Маулида Заляйлетдиновна, главный бухгалтер управления «Татнефтеснаб»

Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия

Для того чтобы снизить объем бумажного документооборота на предприятии в соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и 93 ст. НК РФ был разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материала на сторону и перемещения внутри компании — формат М-15 с применением усиленно квалифицированной электронной подписи.

«

Ранее с каждого бумажного документа готовили заверенную копию для предоставления в ходе проведения налоговых проверок. Перевод в электронный вид одного бумажного документа позволяет нам отказаться от его печати и хранения и отказаться от создания второго бумажного экземпляра (копии), что помогло значительно сократить бумажный архив документов и время на подготовку и предоставление документов налоговым органам. В ходе проекта мы поняли, что перевести все первичные документы, которыми мы обмениваемся внутри компании между структурными подразделениями в электронный вид вполне реально. Это и стало основным аргументом для разработки собственного формата накладной М-15 и внутреннего Акта Н-А7. Совместно с ИТ-спеицалистами мы разработали и протокольно утвердили формат электронной накладной М-15 по отпуску материалов на сторону и перемещению их внутри компании и формат Акта Н-А7. Только за неполный январь месяц по этим форматам мы составили около 2500 электронных документов. Сколько будет всего в годовом исчислении — станет понятно чуть позже, поскольку мы не собираемся останавливаться на достигнутом и ставим задачу по переводу остальных форм документов в электронный вид.»

Артамонов Борис Николаевич, заместитель главного бухгалтера по методологии

Ускорилось согласование документов

Разработана и внедрена система внутреннего согласования документов. В системе настроены типовые цепочки для согласования каждого типа документа в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании — сегодня таких цепочек более 400. В согласовании документов участвуют около 2500 пользователей, а подписантов — более 200.

Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя

В утвержденных ФНС форматах документов недостаточно информации для того, чтобы идентифицировать маршрут движения документа и доставить его конкретному получателю. Полученные электронные документы приходится обрабатывать и перенаправлять в конкретные подразделения, к которым относятся эти документы. Для того, чтобы исключить промежуточное звено по ручной обработке входящего потока электронных документов в ходе внедрения системы ЭДО в Татнефть были разработаны и успешно используются 15 дополнительных необязательных полей, которые содержат сведения об адресации места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если сторонняя организация) или получатель (если структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему Управления «Татнефтеснаб» заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов, заполняет данные дополнительные поля, в том числе и адресацию места доставки. Обработанный электронный документ после подписания со стороны управления «Татнефтеснаб» автоматически направляется адресату по указанным реквизитам. Таким образом, исключена необходимость вручную определять, на какой склад, в какое подразделение должен быть направлен документ. Вся информация в электронном документе. И документ автоматически найдет своего адресата среди сотен складов, баз и подотчетных лиц как при отправке, так и при получении.

«

Полученный уровень автоматизации процессов документооборота за счет внедрения ЭДО — позволит сделать тождественным операционный и бухгалтерский учет. Это принципиально меняет парадигму построения учета в компании»

Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Сокращены трудозатраты на формирование и контроль правильности заполнения учетных документов

Сегодня в «Татнефти» ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора, поскольку именно они располагают наиболее полной информацией о каждом договоре и каждом сопутствующем ему документе. При этом бухгалтер осуществляет контрольные функции проверки корректности введённых данных и на основании этих данных формирует данные в учете. На проверку каждого документа уходит определенное время работы бухгалтера. При объеме документов в несколько сот тысяч или миллионы документов в год трудозатраты на проверку сопоставление данных занимают много времени.

Сегодня в системе ЭДО ПАО «Татнефть» реализован механизм автоматического входящего контроля кодов номенклатуры. Контрагент при формировании документа по договору с ПАО «Татнефть» обязуется использовать коды справочника номенклатуры Татнефти. Кроме того, автоматически контролируются данные, необходимые для запуска документа по цепочке согласования с ответственными лицами. Данная функциональность снижает количество ручных операций по вводу данных в систему по входящим документам.

Концепция ПАО «Татнефть» предполагает, что электронные документы, содержащие все необходимые реквизиты, прошедшие процедуру согласования и подписанные с двух сторон электронными подписями, автоматически считаются в компании достоверными и не должны подлежать дальнейшей дополнительной проверке. При этом в конце цепочки согласования после подписания документа с обеих сторон документ передается соответствующему бухгалтеру, и бухгалтер будет только подтверждать, что документ проведен в учете и подписан. Данные работы находится на стадии настройки и тестирования системы и позволит в будущем существенно сократить трудозатраты на ведение учета. Кроме этого, планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов в системах ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.

«

Избавляясь от необходимости ручного ввода и проверки каждого документа, мы тем самым упрощаем работу бухгалтерской службы и делаем ее комфортнее. Поэтому первоочередная для нас задача — по-максимуму автоматизировать загрузку и проведение входящих документов, и, как следствие, полностью избавиться от необходимости сверки документов»

Портнов Виталий Иванович, руководитель проектов Центра обслуживания Бизнеса (ЦОБ) ПАО «Татнефть»

Планы по развитию системы ЭДО

Перейти на электронный обмен документами со всеми партнерами ПАО «Татнефть»

Система ЭДО в ПАО «Татнефть» продолжает активно развиваться. Компания планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, среди которых есть и небольшие компании — партнеры, которые в настоящее время не имеют и не готовы внедрять системы электронного документооборота. Для них планируется реализовать возможность обмена электронными документами через web-портал, когда контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения «Татнефть».

«

Внедрение ЭДО, как ни удивительно, влечет за собой не только переход на электронный документооборот, но и огромное количество сопутствующих плюсов, которые может получить компания. В этом направлении мы сегодня развиваемся, не обособленно, а комплексно, т. е. развиваем все смежные системы, с которыми связан ЭДО. Наша задача на стратегическую перспективу — перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия «Татнефть» — более 160 организаций и привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых — десятки тысяч".»

Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Реализовать автоматическое формирование проводок

В настоящее время полным ходом идут работы по бесшовной интеграции системы ЭДО с учетными системами компании — как 1С, так и SAP. Эта интеграция основана на технологии веб-сервисов, когда система ЭДО информирует учетную систему об изменениях статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан, отклонен с другой стороны получателем, подписан получателем и т. п.), и на основании этих статусов в учетной системе будут автоматически формироваться необходимые проводки. При такой схеме работы в учетной системе будут отражаться операции по реализации только по подписанным с обеих сторон электронным документам, а бухгалтерия будет избавлена от необходимости сторнировочных операций по нештатным ситуациям. Это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.

«

Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя — контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде. Мы с этим документом больше ничего, кроме согласований и подписания, делать не должны. Все должно быть автоматизировано: согласование по унифицированной цепочке, подписание, автоматическая отправка подписанного документа контрагенту и автоматическое формирование проводок в учётной системе. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми. Это новая возможность, которую дает нам система ЭДО в интеграции с учетной системой. И это существенное изменение философии работы с документами на предприятии»

Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Расширить перечень внутренних электронных документов

«

Сформировав и утвердив свой собственный формат М-15, мы поняли, что готовы перевести весь внутренний документооборот компании в электронный вид. Статья 9 Закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» открывает перед нами огромные возможности. И сейчас это одно из перспективных направлений, которое позволит нам оперативно утверждать формат каждого документа, разрабатывать под каждый электронный документ регламент, и запускать в жизнь»

Артамонов Борис Николаевич, заместитель главного бухгалтера по методологии

Реализовать возможность работы с ЭДО-Татнефть через мобильное приложение

Это особенно актуально для ПАО «Татнефть», как для предприятия со сложной и разветвленной организационной структурой. С системой ЭДО работает 2500 сотрудников, на 200 из них выданы сертификаты электронной подписи, многие сотрудники постоянно находятся в движении. Мобильное приложение позволит им согласовывать и подписывать документы в любое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к Интернет.

Организовать прямой обмен электронными документами с банками

Для оптимизации работы с банками, обслуживающими предприятия «Татнефть», прорабатывается вопрос прямого обмена документами по технологии 1С: ДиректБанк, которая позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам с электронной подписью непосредственно из учетных систем, без переключения в систему «Клиент-банк». Это позволит сократить время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок."

«Татнефть» — одна из крупнейших российских нефтяных компаний. Группа «Татнефть» включает в себя нефтегазодобывающие, нефтегазоперерабатывающие, нефтехимические предприятия, предприятия по реализации нефти, газа и продуктов их переработки, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур.

1c-edo.ru

ПАО "Татнефть" организовало оперативный обмен электронными документами между 22 собственными подразделениями, а также с 73 внешними контрагентами с помощью "1С:Предприятия 8"

ПАО "Татнефть" организовало оперативный обмен электронными документами между 22 собственными подразделениями, а также с 73 внешними контрагентами с помощью "1С:Предприятия 8"

Специалисты казанского офиса "1С-Рарус" внедрили систему электронного документооборота в ПАО "Татнефть". Новая система, созданная на основе решения "1С:Документооборот 8 КОРП" и сервиса "1С-Такском", охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях холдинга. Основной объем документооборота переведен в электронный вид. Сокращено время на формирование, согласование и подписание документов. Значительно ускорился обмен документами внутри компании. Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов. К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия. Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей - каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия. Документы больше не теряются. В ближайшее время руководство ПАО "Татнефть" планирует тиражировать систему на все 160 предприятий холдинга.

ПАО "Татнефть" - одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур.

Ежедневно сотрудники ПАО "Татнефть" работают с тысячами документов, значительную часть которых  составляют документы на реализацию товаров - договоры, соглашения, накладные, счета-фактуры, акты и т. п. Для того чтобы повысить эффективность деятельности предприятия руководство ПАО "Татнефть" решило внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила бы ускорить формирование, согласование и подписание этих документов. Необходимо было стандартизировать и автоматизировать цепочки согласования документов, обеспечить подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью, организовать оперативный обмен подписанными документами как внутри компании, так и со сторонними контрагентами.

Для пилотного внедрения системы было выбрано Управление "Татнефтеснаб", занимающееся материально-техническим обеспечением подразделений ПАО "Татнефть". В качестве партнера по внедрению была приглашена компания "1С-Рарус Казань". Основой для создания системы стали "1С:Документооборот 8 КОРП" и сервис электронного обмена документами "1С-Такском".

За 8,5 месяцев новая система ЭДО была развернута на 2500 рабочих местах. На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением "Татнефтеснаб" и одним из основных партнеров ПАО "Татнефть" - компанией "ТМС-групп", входящей в нефтесервисный холдинг "ТАГРАС-Холдинг". На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с Управлением "Татнефтеснаб" были подключены все 73 предприятия "ТАГРАС-холдинга". В годовом исчислении документооборот ПАО "Татнефть" с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании. На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании - между Управлением "Татнефтеснаб" и 22 структурными подразделениями ПАО "Татнефть".

Ключевые результаты внедрения системы электронного документооборота:

  • Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Система ЭДО интегрирована с учетными системами компании. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает его в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного вида документов процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту.
  • Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия. В соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и93ст. НКРФ в компании разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материалов насторону и их перемещения между собственными подразделениями - формат М-15с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Использование этого документа позволило значительно сократить объем внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на подготовку и предоставление документов налоговым органам.
  • Ускорилось согласование документов. Всистеме настроено более 400 типовых цепочек для согласования каждого вида документов в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании. В согласовании участвуют около 2500 пользователей, в т.ч. более 200 сотрудников, имеющих право цифровой подписи.
  • Обеспечена адресная доставка электронного документа доконкретного получателя. Для этой цели в формы электронных документов добавлены 15 дополнительных полей, которые содержат сведения об адресе места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если это сторонняя организация) или получатель (если это структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему Управления "Татнефтеснаб" заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов и заполняет дополнительные поля. Обработанный в системе электронный документ автоматически направляется адресату по указанным в этих полях реквизитам. Это исключило необходимость вручную определять на какой склад и в какое подразделение должен быть направлен документ. Каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия - как при отправке, так и при получении.
  • Упростилосьформирование иконтроль правильности заполнения документов. Сегодня в"Татнефти" ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора. Контрагент, в соответствии с условиями договора, обязан при формировании документа использовать коды справочника номенклатуры "Татнефти". Система при получении документа автоматически проверяет номера кодов на соответствие справочнику, а также контролирует наличие данных, необходимых для запуска документа поцепочке согласования с ответственными лицами. Это уменьшило количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов. В дальнейшем планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов всистеме ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.

В настоящее время система ЭДО в ПАО "Татнефть" продолжает активно развиваться:

  • Предприятие планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, в том числе и с небольшими партнерскими компаниями, которые в настоящее время не готовы внедрять систему электронного документооборота. Для них будет реализована возможность обмена электронными документами через web-портал: контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения "Татнефть".
  • Еще одно направление развития системы - реализация автоматического формирования проводок. Для этого в настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО с различными учетными системами компании. Система ЭДО будет информировать учетную систему об изменении статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан получателем, подписан с обеих сторон и т.п.), на основании этих статусов в учетной системе будут автоматически формироваться необходимые проводки. При такой схеме работы в учете предприятия будут отражаться операции только по подписанным с обеих сторон электронным документам, а бухгалтерия будет избавлена от необходимости сторнировочных операций по нештатным ситуациям. Это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.
  • Кроме того, планируется реализовать возможность работы с ЭДО через мобильное приложение, которое даст сотрудникам возможность согласовывать и подписывать документы влюбое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к Интернет.
  • Для оптимизации работы с банками, обслуживающими предприятия "Татнефть", будет организован прямой обмен документами через сервис "1С:ДиректБанк", который позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам непосредственно из учетных систем, без переключения в систему "Клиент-банк". Это сократит время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок.

Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор проекта в ПАО "Татнефть", отмечает: "Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя - контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде. Мы с этим документом больше ничего кроме согласований и подписания делать не должны. Все должно быть автоматизировано: согласование по унифицированной цепочке, подписание, автоматическая отправка подписанного документа контрагенту и автоматическое формирование проводок в учётной системе. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми. Это новая возможность, которую дает нам система ЭДО в интеграции с учетной системой. И это существенное изменение философии работы с документами на предприятии. Реализовать эти задачи нам помогают решения системы "1С:Предприятие 8".

Сегодня в системе ЭДО на базе 1С уже успешно работают 2500 сотрудников ПАО "Татнефть", организован оперативный обмен документами как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами.  Наша задача на стратегическую перспективу - перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия "Татнефть" (более 160 организаций), а также привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых - десятки тысяч".

ПАО "Татнефть" - одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса Компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. Татнефть также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.

Управление "Татнефтеснаб" - это современный высокотехнологичный комплекс, обеспечивающий снабжение предприятий группы компаний ПАО "Татнефть" качественной продукцией производственно-технического назначения. В состав управления входят: аппарат управления (г. Бугульма), Альметьевская база, Бугульминская база, Лениногорская база, Нижнекамская база.

"ТМС групп" - молодая, динамично развивающаяся компания, оперирующая на рынке нефтесервиса в Республике Татарстан и в Российской Федерации в целом. Созданная на базе мощного блока сервисных предприятий ОАО "Татнефть" в 2005 году "ТМС групп" обеспечивает эффективное комплексное обслуживание нефтепромыслового и бурового оборудования, осуществляет его операционный лизинг, производство оборудования, проведение технической диагностики и экспертизу промышленной безопасности. В холдинг "ТМС групп" входят компании УК ООО "ТМС групп", ООО "НПО-МехСервис", ООО "Татнефть-РНО-МехСервис", ООО "ТМС-Логистика", ООО "НКТ-Сервис", ООО "ТМС-Буровой Сервис", ООО "ТМС-ТрубопроводСервис", ООО "ТМС-Техновек". Всего в компании работает более 4500 тысяч человек.

http://v8.1c.ru/news/newsAbout.jsp?id=15432

eawards.1c.ru

«Татнефть» организовала документооборот с помощью «1С:Предприятие 8»

Специалисты казанского офиса «1С-Рарус» внедрили систему электронного документооборота в «Татнефть». Как рассказали CNews в компании, новая система на основе «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервиса «1С-Такском», охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях холдинга.

Основной объем документооборота переведен в электронный вид. Сокращено время на формирование, согласование и подписание документов. Ускорился обмен документами внутри компании. Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов. К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия. Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей – каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия. В ближайшее время руководство «Татнефть» планирует тиражировать систему на все 160 предприятий холдинга.

Ежедневно сотрудники «Татнефти» работают с тысячами документов, значительную часть которых  составляют документы на реализацию товаров – договоры, соглашения, накладные, счета-фактуры, акты и т. п. «Татнефть» решила внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила бы ускорить формирование, согласование и подписание документов. Для пилотного внедрения системы было выбрано управление «Татнефтеснаб», занимающееся материально-техническим обеспечением подразделений «Татнефти». 

В качестве партнера по внедрению была приглашена компания «1С-Рарус Казань». Основой для создания системы стали «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервис электронного обмена документами «1С-Такском». 

На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между управлением «Татнефтеснаб» и одним из основных партнеров «Татнефть» – компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС-Холдинг». На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с управлением «Татнефтеснаб» были подключены все 73 предприятия «ТАГРАС-холдинга». В годовом исчислении документооборот «Татнефти» с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании. На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании – между управлением «Татнефтеснаб» и 22 структурными подразделениями «Татнефти». 

Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Система ЭДО интегрирована с учетными системами компании. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает его в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного вида документов процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту. 

Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия. В соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и 93 ст. НК РФ в компании разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материалов на сторону и их перемещения между собственными подразделениями  – формат М-15 с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Использование этого документа позволило значительно сократить объем внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на подготовку и предоставление документов налоговым органам.

Ускорилось согласование документов. В системе настроено более 400 типовых цепочек для согласования каждого вида документов в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании. В согласовании участвуют около 2500 пользователей, в т.ч. более 200 сотрудников, имеющих право цифровой подписи. 

Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя. Для этой цели в формы электронных документов добавлены 15 дополнительных полей, которые содержат сведения об адресе места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если это сторонняя организация) или получатель (если это структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему управления «Татнефтеснаб» заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов и заполняет дополнительные поля. Обработанный в системе электронный документ автоматически направляется адресату по указанным в этих полях реквизитам. Это исключило необходимость вручную определять на какой склад и в какое подразделение должен быть направлен документ. Каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия – как при отправке, так и при получении. 

Упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов. Сегодня в «Татнефти» ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора. Контрагент, в соответствии с условиями договора, обязан при формировании документа использовать коды справочника номенклатуры «Татнефти». Система при получении документа автоматически проверяет номера кодов на соответствие справочнику, а также контролирует наличие данных, необходимых для запуска документа по цепочке согласования с ответственными лицами. Это уменьшило количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов. В дальнейшем планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов в системе ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.

Предприятие планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, в том числе и с небольшими партнерскими компаниями, которые в настоящее время не готовы внедрять систему электронного документооборота. Для них будет реализована возможность обмена электронными документами через web-портал: контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения «Татнефть».

Еще одно направление развития системы – реализация автоматического формирования проводок. Для этого в настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО с различными учетными системами компании. Система ЭДО будет информировать учетную систему об изменении статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан получателем, подписан с обеих сторон и т.п.), на основании этих статусов в учетной системе будут автоматически формироваться необходимые проводки. При такой схеме работы в учете предприятия будут отражаться операции только по подписанным с обеих сторон электронным документам, а бухгалтерия будет избавлена от необходимости сторнировочных операций по нештатным ситуациям. Это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.

Планируется реализовать возможность работы с ЭДО через мобильное приложение, которое даст сотрудникам возможность согласовывать и подписывать документы в любое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к интернету.

Для оптимизации работы с банками, обслуживающими предприятия «Татнефть», будет организован прямой обмен документами через сервис «1С:ДиректБанк», который позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам непосредственно из учетных систем, без переключения в систему «Клиент-банк». Это сократит время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок.

Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор проекта в «Татнефти», отметил: «Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя — контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде. Мы с этим документом больше ничего кроме согласований и подписания делать не должны. Все должно быть автоматизировано: согласование по унифицированной цепочке, подписание, автоматическая отправка подписанного документа контрагенту и автоматическое формирование проводок в учётной системе. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми. Это новая возможность, которую дает нам система ЭДО в интеграции с учетной системой. И это существенное изменение философии работы с документами на предприятии. Реализовать эти задачи нам помогают решения системы «1С:Предприятие 8». Наша задача на стратегическую перспективу — перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия «Татнефть» (более 160 организаций), а также привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых – десятки тысяч».

www.cnews.ru

Этапы внедрения электронного документооборота на предприятии ПАО «Татнефть»

Система Электронного Документооборота

Система Электронного Документооборота Система Электронного Документооборота РУСАЛ Цифры и факты Бумажные документы Как выглядит работа с бумажными документами сейчас? Вот так? ТАК!? Или так!? Сроки Проект стартовал с поиска системы и реализации

Подробнее

Обзорная экскурсия по ЭДО

Обзорная экскурсия по ЭДО Обзорная экскурсия по ЭДО Еременко Максим Руководитель направления "Обмен Электронными Документами" Фирма "1С" Электронный документооборот в РФ (не вкл. b2c): В2В: EDI обмен коммерческой информацией с

Подробнее

Достижения и сложности

Достижения и сложности Валентин Черепащук Руководитель Департамента автоматизации финансового учета и отчетности QIWI Переход на 1С:Документооборот в компании QIWI. Достижения и сложности О компании QIWI QIWI ведущий платежный

Подробнее

Электронный Документооборот

Электронный Документооборот Электронный Документооборот HeadHunter - IT компания, интернет портал по поиску и подбору персонала (поиск работы в 133 странах мира), рекламная, карьерная и образовательная площадка, динамичная в развитии,

Подробнее

ЭДО: успехи, новые возможности и вызовы

ЭДО: успехи, новые возможности и вызовы 28 апреля 2015 года, Москва, ТПП ЭДО: успехи, новые возможности и вызовы Максим Еременко, Руководитель направления «Обмен электронными документами» Фирма «1С» 1. Новые возможности и требования 2. Сложности

Подробнее

Как автоматизировать ЭДО

Как автоматизировать ЭДО Бизнес-форум 1С:ERP 28 октября 2016 года Как автоматизировать ЭДО Александр Безбородов Руководитель разработки 1С:Документооборота Фирма «1С» Как автоматизировать ЭДО 1. Внедрите 1С:Документооборот 2.

Подробнее

Максим Ерёменко, фирма «1С»

Максим Ерёменко, фирма «1С» Как повысить производительность труда в России при помощи электронной бухгалтерии и финансового управления Москва, 9 декабря 2013 г. Обмен электронными документами из учётной системы эффективное управление

Подробнее

Извлечение из документа

Извлечение из документа тел. 253-76-70. Материалы размножению и (или) продаже не подлежат. Код: налог орг (окдп Z) Информ-Центр: примечание. Документ приводится в извлечении без приложений, содержащих требования к форматам файлов.

Подробнее

Приказ ФНС России от (ред. от )

Приказ ФНС России от (ред. от ) Приказ ФНС России от 13.06.2013 ММВ-7-6/[email protected] (ред. от 17.11.2014) «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками

Подробнее

Обучающие программы «Сбербанк-АСТ»

Обучающие программы «Сбербанк-АСТ» Обучение практике работы на электронных площадках «СБЕРБАНК-АСТ» - по всей России Найдите подходящий вам семинар ТЕОРИЯ Актуальные вопросы применения законодательства ПРАКТИКА Работа на учебной площадке

Подробнее

Бизнес-форум 1С:ERP 28 октября 2016 года

Бизнес-форум 1С:ERP 28 октября 2016 года Бизнес-форум 1С:ERP 28 октября 2016 года 1С:Управление холдингом, 1С:ERP и 1С:Документооборот Интеграция информационных потоков в кросс-системных архитектурах холдингов Александр Безбородов Руководитель

Подробнее

СОДЕРЖАНИЕ: 1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

СОДЕРЖАНИЕ: 1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Приложение 3 к Правилам хранения товара на е при осуществлении Банком «Национальный Клиринговый Центр» (Акционерное общество) функций оператора товарных поставок ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ БАНКА «НАЦИОНАЛЬНЫЙ

Подробнее

Шпаргалка для бухгалтера

Шпаргалка для бухгалтера Шпаргалка для бухгалтера Получение требований от ИФНС и представление сведений из книг покупок и продаж в составе декларации по НДС проект компании Содержание Обязанность обеспечить получение требований

Подробнее

СОДЕРЖАНИЕ: 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

СОДЕРЖАНИЕ: 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Приложение 2 к Правилам хранения товара на элеваторе при осуществлении Банком «Национальный Клиринговый Центр» (Акционерное общество) функций оператора товарных поставок ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ БАНКА «НАЦИОНАЛЬНЫЙ

Подробнее

docplayer.ru

1С ЭДО - ПАО «Татнефть» внедряет ЭДО

Решение о внедрении ЭДО

Материально-техническим обеспечением предприятий холдинга занимается Управление «Татнефтеснаб», которое взаимодействует с десятками тысяч поставщиков, приобретает необходимые материалы, оборудование и передает их подразделениям «Татнефти». Для оформления этих операций необходимо формировать, согласовывать, подписывать и отражать в учете сотни тысяч документов — договоров, соглашений, накладных, счет-фактур, актов и т. д.

Оперативная обработка такого значительного объема документации невозможна без современных инструментов, способных обеспечить быстрый обмен данными между сторонними организациями и всеми подразделениями компании.

В 2015 году руководство ПАО «Татнефть» инициировало проект внедрения системы электронного документооборота, с целью оптимизировать и ускорить взаимодействие между подразделениями Компании, сократить время на обмен документами как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

В ходе проекта было запланировано:
  • Перевести максимальный объем документооборота в электронный вид.
  • Обеспечить сотрудникам возможность мгновенного доступа к юридически значимой информации — через информационные системы предприятия.
  • Сократить время на формирование, согласование и подписание документов.
  • Организовать электронный обмен документами — актами приема-сдачи выполненных работ (Н-А4), накладными (ТОРГ-12), счетами-фактурами со сторонними контрагентами, в том числе и с собственными подразделениями на основе собственных разработанных и утвержденных форматов накладной М-15 и актов Н-А7.
  • Ускорить обмен документами внутри компании.
Переход на ЭДО

Партнером по созданию системы электронного документооборота в ПАО «Татнефть» стала компания «1С-Рарус Казань».

Согласно требованиям руководства ПАО «Татнефть» система ЭДО должна была обеспечить решение следующих задач:
  • стандартизация и автоматизация цепочек согласования первичных бухгалтерских документов;
  • подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • обмен подписанными документами со сторонними контрагентами и внутри компании между структурными подразделениями;
  • использование в работе утвержденные ФНС России форматов первичных бухгалтерских документов;
  • разработка и поддержка собственных форматов электронных документов;
  • минимизация ручного ввода данных в информационные системы предприятия;
  • интеграция с учетными системами SAP и 1С компании.

Для создания такой системы было выбрано решение «1С: Документооборот 8 КОРП» как единая система электронного документооборота (ЭДО) ПАО «Татнефть», которое предполагалось интегрировать с учетными системами предприятия.

В качестве пилотного подразделения для внедрения ЭДО было выбрано Управление «Татнефтеснаб». Перевод «Татнефтеснаб» на ЭДО было выполнено в течение 2,5 месяцев. За это время было проведено предпроектное обследование, разработан календарный план, проведена настройка и тестирование системы, получены электронные ключи и решены другие организационные мероприятия. С этой задачей успешно справилась проектная команда управления «Татнефтеснаб» во главе с руководителем проекта Турушевой М. З. и компания «1С-Рарус Казань» — исполнитель работ.

На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением «Татнефтеснаб» и одним из основных партнеров — компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС-Холдинг».

На втором этапе проекта в течение 3-х месяцев к системе электронного документооборота с Управлением «Татнефтеснаб» были подключены 73 предприятия «ТАГРАС-холдинг».

На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании — между Управлением «Татнефтеснаб» и 21 структурным подразделением ПАО «Татнефть». НА третий этап проекта так же было выделено три месяца.

На реализацию всех трех этапов запуска ЭДО в Татнефти ушло 8,5 месяцев. За это время к системе ЭДО-Татнефть были подключены 22 подразделения ПАО «Татнефть» и 73 предприятия — стратегических партнера холдинга. На момент завершения проекта количественный объем электронного документооборота составил 250 000 документов в годовом исчислении.

Ключевые результаты внедрения системы ЭДО
«

Решение о переходе на ЭДО зрело давно. И решение это было правильным и обоснованным. Тех целей, которые мы перед собой ставили, мы достигли. Мы внедрили не просто систему электронного обмена со сторонними организациями, мы реализовали два проекта в одном: организовали документооборот с внешними контрагентами через оператора ЭДО Такском используя решение 1С-Такском, и в то же время внедрили систему внутреннего документооборота, в котором идет согласование каждого финансового документа по той типовой цепочке, которая преднастроена к конкретному договору. Систему ЭДО в нашей компании мы развиваем и поэтапно расширяем. На текущий момент еще 97 предприятий-партнеров готовы работать с нами по системе электронного документооборота.»

Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

Система ЭДО интегрирована с учетными системами предприятия. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает созданный документ в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного документа (по данному договору или соглашению) процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту.

Объем бумажного документооборота с контрагентами постоянно сокращается, это поступательный процесс. В частности, в ЭДО переведен обмен документами с 73 сервисными предприятиями «ТАГРАС-Холдинг», одного из ключевых партнеров ПАО «Татнефть». В годовом исчислении документооборот ПАО «Татнефть» с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании.

«

Стоит задача в течение 2016 года весь документооборот между «ТАГРАС-Холдинг» и всеми структурными подразделениями ПАО «Татнефть» полностью перевести в электронный вид. Как ожидаемый результат — 44,8% документооборота компании «Татнефть» со сторонними орагнизациями перейдет в электронный вид. Это очень большая и серьезная цифра. «ТАГРАС-Холдинг» в свое время поддержал нашу инициативу, и параллельно с ПАО «Татнефть» начал внедрение системы электронного документооборота на всех предприятиях холдинга. Сегодня уже 73 предприятия «Таграс Холдинга» обмениваются с нами электронными документами. Суммарный документооборот за 2015г. в обеих направлениях в годовом исчислении составил более 250 000 документов. это накладная (ТОРГ-12), счет-фактуры, акты приема-сдачи выполненных работ (Н-А4)»

Турушева Маулида Заляйлетдиновна, главный бухгалтер управления «Татнефтеснаб»

Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия

Для того чтобы снизить объем бумажного документооборота на предприятии в соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и 93 ст. НК РФ был разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материала на сторону и перемещения внутри компании — формат М-15 с применением усиленно квалифицированной электронной подписи.

«

Ранее с каждого бумажного документа готовили заверенную копию для предоставления в ходе проведения налоговых проверок. Перевод в электронный вид одного бумажного документа позволяет нам отказаться от его печати и хранения и отказаться от создания второго бумажного экземпляра (копии), что помогло значительно сократить бумажный архив документов и время на подготовку и предоставление документов налоговым органам. В ходе проекта мы поняли, что перевести все первичные документы, которыми мы обмениваемся внутри компании между структурными подразделениями в электронный вид вполне реально. Это и стало основным аргументом для разработки собственного формата накладной М-15 и внутреннего Акта Н-А7. Совместно с ИТ-спеицалистами мы разработали и протокольно утвердили формат электронной накладной М-15 по отпуску материалов на сторону и перемещению их внутри компании и формат Акта Н-А7. Только за неполный январь месяц по этим форматам мы составили около 2500 электронных документов. Сколько будет всего в годовом исчислении — станет понятно чуть позже, поскольку мы не собираемся останавливаться на достигнутом и ставим задачу по переводу остальных форм документов в электронный вид.»

Артамонов Борис Николаевич, заместитель главного бухгалтера по методологии

Ускорилось согласование документов

Разработана и внедрена система внутреннего согласования документов. В системе настроены типовые цепочки для согласования каждого типа документа в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании — сегодня таких цепочек более 400. В согласовании документов участвуют около 2500 пользователей, а подписантов — более 200.

Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя

В утвержденных ФНС форматах документов недостаточно информации для того, чтобы идентифицировать маршрут движения документа и доставить его конкретному получателю. Полученные электронные документы приходится обрабатывать и перенаправлять в конкретные подразделения, к которым относятся эти документы. Для того, чтобы исключить промежуточное звено по ручной обработке входящего потока электронных документов в ходе внедрения системы ЭДО в Татнефть были разработаны и успешно используются 15 дополнительных необязательных полей, которые содержат сведения об адресации места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если сторонняя организация) или получатель (если структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему Управления «Татнефтеснаб» заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов, заполняет данные дополнительные поля, в том числе и адресацию места доставки. Обработанный электронный документ после подписания со стороны управления «Татнефтеснаб» автоматически направляется адресату по указанным реквизитам. Таким образом, исключена необходимость вручную определять, на какой склад, в какое подразделение должен быть направлен документ. Вся информация в электронном документе. И документ автоматически найдет своего адресата среди сотен складов, баз и подотчетных лиц как при отправке, так и при получении.

«

Полученный уровень автоматизации процессов документооборота за счет внедрения ЭДО — позволит сделать тождественным операционный и бухгалтерский учет. Это принципиально меняет парадигму построения учета в компании»

Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Сокращены трудозатраты на формирование и контроль правильности заполнения учетных документов

Сегодня в «Татнефти» ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора, поскольку именно они располагают наиболее полной информацией о каждом договоре и каждом сопутствующем ему документе. При этом бухгалтер осуществляет контрольные функции проверки корректности введённых данных и на основании этих данных формирует данные в учете. На проверку каждого документа уходит определенное время работы бухгалтера. При объеме документов в несколько сот тысяч или миллионы документов в год трудозатраты на проверку сопоставление данных занимают много времени.

Сегодня в системе ЭДО ПАО «Татнефть» реализован механизм автоматического входящего контроля кодов номенклатуры. Контрагент при формировании документа по договору с ПАО «Татнефть» обязуется использовать коды справочника номенклатуры Татнефти. Кроме того, автоматически контролируются данные, необходимые для запуска документа по цепочке согласования с ответственными лицами. Данная функциональность снижает количество ручных операций по вводу данных в систему по входящим документам.

Концепция ПАО «Татнефть» предполагает, что электронные документы, содержащие все необходимые реквизиты, прошедшие процедуру согласования и подписанные с двух сторон электронными подписями, автоматически считаются в компании достоверными и не должны подлежать дальнейшей дополнительной проверке. При этом в конце цепочки согласования после подписания документа с обеих сторон документ передается соответствующему бухгалтеру, и бухгалтер будет только подтверждать, что документ проведен в учете и подписан. Данные работы находится на стадии настройки и тестирования системы и позволит в будущем существенно сократить трудозатраты на ведение учета. Кроме этого, планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов в системах ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.

«

Избавляясь от необходимости ручного ввода и проверки каждого документа, мы тем самым упрощаем работу бухгалтерской службы и делаем ее комфортнее. Поэтому первоочередная для нас задача — по-максимуму автоматизировать загрузку и проведение входящих документов, и, как следствие, полностью избавиться от необходимости сверки документов»

Портнов Виталий Иванович, руководитель проектов Центра обслуживания Бизнеса (ЦОБ) ПАО «Татнефть»

Планы по развитию системы ЭДО

Перейти на электронный обмен документами со всеми партнерами ПАО «Татнефть»

Система ЭДО в ПАО «Татнефть» продолжает активно развиваться. Компания планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, среди которых есть и небольшие компании — партнеры, которые в настоящее время не имеют и не готовы внедрять системы электронного документооборота. Для них планируется реализовать возможность обмена электронными документами через web-портал, когда контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения «Татнефть».

«

Внедрение ЭДО, как ни удивительно, влечет за собой не только переход на электронный документооборот, но и огромное количество сопутствующих плюсов, которые может получить компания. В этом направлении мы сегодня развиваемся, не обособленно, а комплексно, т. е. развиваем все смежные системы, с которыми связан ЭДО. Наша задача на стратегическую перспективу — перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия «Татнефть» — более 160 организаций и привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых — десятки тысяч".»

Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Реализовать автоматическое формирование проводок

В настоящее время полным ходом идут работы по бесшовной интеграции системы ЭДО с учетными системами компании — как 1С, так и SAP. Эта интеграция основана на технологии веб-сервисов, когда система ЭДО информирует учетную систему об изменениях статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан, отклонен с другой стороны получателем, подписан получателем и т. п.), и на основании этих статусов в учетной системе будут автоматически формироваться необходимые проводки. При такой схеме работы в учетной системе будут отражаться операции по реализации только по подписанным с обеих сторон электронным документам, а бухгалтерия будет избавлена от необходимости сторнировочных операций по нештатным ситуациям. Это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.

«

Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя — контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде. Мы с этим документом больше ничего, кроме согласований и подписания, делать не должны. Все должно быть автоматизировано: согласование по унифицированной цепочке, подписание, автоматическая отправка подписанного документа контрагенту и автоматическое формирование проводок в учётной системе. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми. Это новая возможность, которую дает нам система ЭДО в интеграции с учетной системой. И это существенное изменение философии работы с документами на предприятии»

Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор всего проекта в ПАО «Татнефть»

Расширить перечень внутренних электронных документов

«

Сформировав и утвердив свой собственный формат М-15, мы поняли, что готовы перевести весь внутренний документооборот компании в электронный вид. Статья 9 Закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» открывает перед нами огромные возможности. И сейчас это одно из перспективных направлений, которое позволит нам оперативно утверждать формат каждого документа, разрабатывать под каждый электронный документ регламент, и запускать в жизнь»

Артамонов Борис Николаевич, заместитель главного бухгалтера по методологии

Реализовать возможность работы с ЭДО-Татнефть через мобильное приложение

Это особенно актуально для ПАО «Татнефть», как для предприятия со сложной и разветвленной организационной структурой. С системой ЭДО работает 2500 сотрудников, на 200 из них выданы сертификаты электронной подписи, многие сотрудники постоянно находятся в движении. Мобильное приложение позволит им согласовывать и подписывать документы в любое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к Интернет.

Организовать прямой обмен электронными документами с банками

Для оптимизации работы с банками, обслуживающими предприятия «Татнефть», прорабатывается вопрос прямого обмена документами по технологии 1С: ДиректБанк, которая позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам с электронной подписью непосредственно из учетных систем, без переключения в систему «Клиент-банк». Это позволит сократить время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок."

«Татнефть» — одна из крупнейших российских нефтяных компаний. Группа «Татнефть» включает в себя нефтегазодобывающие, нефтегазоперерабатывающие, нефтехимические предприятия, предприятия по реализации нефти, газа и продуктов их переработки, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур.

www.test.1c-edo.keydisk.ru


Смотрите также